工作很忙，每天開會時討論了許多行動，老闆與客戶臨時交代事情，我很認真的想要把他們都筆記下來。但事情太多、討論太快，來不及邊講邊做筆記，最後漏東漏西，事後還要再去詢問，對方就覺得我不夠專業，甚至以為我不夠認真。
你是否有遇過類似上面的處境呢？
這是「工作愈忙系列」的第二篇文章，（前一篇：工作愈忙愈要降低決策疲勞， 6 個方法避免選擇癱瘓）我想嘗試來解決忙碌職場工作者，會面臨的一些實際工作問題。
以及如何在忙碌現實中，找出自己的輕鬆有效率之道。
今天這篇文章，我想解決下面這些問題：
- 開會討論時，怎麼快速寫下有效的下一步行動筆記，不讓會議開完後，大家都還不知道怎麼行動？
- 老闆、客戶跟我交代事情時，如何快速紀錄對方重點，寫得快，而且寫得好，沒有漏掉關鍵，甚至當下發現對方遺漏的關鍵，即時提問，讓事情順利完成？
- 我自己腦袋中迸出要做的事情時，也能快速筆記下來，並且事後看得懂自己真正要做什麼？（第三點可延伸參考：如何在只能使用手機筆記的時刻，快速把想法筆記下來？）
這些問題，其實都可以在「書寫方法」上解決，只要在每次筆記任務時，根據下面四個關鍵字來書寫：
- 行動：具體要做的是什麼行動？
- 對誰：有沒有明確要對誰行動？（如果沒有，可省略）
- 成果：具體要完成的是什麼成果？
- 時地：有沒有明確要執行或完成的時間地點？（如果沒有，可省略）
原本可能只是「對方講什麼，我就拚命紀錄什麼」，或是「腦袋想什麼就原封不動寫出來」，導致任務愈寫愈長，但最後反而看不懂、寫不完、有遺漏。改成「只記錄四種關鍵字」，不成句子也沒關係，反正是在寫任務，不是在寫文章。要注意的是，這四個關鍵字預設的行動主角是［我］，如果要記錄的是他人要做什麼任務，那就在開頭加上第五個關鍵字：［誰要做］。
舉一些例子來試試看，我利用大綱階層來做對比。上層是一般任務的描述，模擬他人交代時的語氣，或是開會討論時的內容。
下層則是利用「四個關鍵字」快速書寫任務：
- 要用 Google 文件製作一份協同合作大綱，共享給某位作者，讓作者可以一起即時編輯，而且要在禮拜五前完成。
- 共享 某作者 大綱協作 禮拜五前
- 禮拜四之前需要去公司附近的某某銀行領出多少錢。
- 領錢 某某銀行 多少錢 禮拜四
- 要測試某軟體的功能，列出要寫的文章的大綱。
- 測試 某軟體 大綱。
透過抓出「行動、對誰、成果、時地」四個關鍵字，精簡原本描述性句子，這樣可以節省紀錄的時間，而且未來還是看得懂要做什麼。
這個階段，要解決的是：能夠快速紀錄。
有時候，也不用四個關鍵字都寫，可能不需要對誰，沒有明確時地。但通常一定會有某個具體行動，以及這個行動要產生的成果。
你可以在四個關鍵字之間加上一些符號來區隔，例如逗點、冒號。不過我習慣用［空格］，因為節省輸入時間，手機上打個空格也很方便，並且最後也還是看得懂。
這邊跳出來補充一下，這「行動、對誰、成果、時地」四個關鍵字的筆記方法，不只是書寫筆記時很有用，如果你會「語音輸入任務」，那麼利用這四個關鍵字來思考，會讓你語音筆記的內容更精準、減少贅字。
像是在透過 Google 或 Apple 語音助理筆記時也很有幫助喔！
如果有些任務比較複雜，是一連串行動的結合，那可以先在第一行明確記錄「行動、對誰、成果、時地」四個關鍵字，再把連續的行動用大綱階層方式展開。
舉一些例子來試試看。假設我想要在 1/20 前替換家裡的窗簾，需要先找窗簾廠商、挑選窗簾花色、約定好替換的時間等等。這時候可以快速筆記如下：
- 換 窗簾 1/20
- 找廠商
- 挑花色
- 約時間
因為第一句主任務，已經把行動、成果、時地等作了交代，後面就只要快速紀錄連續的行動即可。這樣一來，即使是複雜任務，也能快速做好筆記。我實踐這個方法一段時間後，又發現這樣的關鍵字筆記法，還有額外好處：不只是快速紀錄，更能明確可行。
很多時後討論一件事情，到了結論，雖然把方向記錄下來了，但其實根本不知道要「做什麼」，因為沒有問這四個問題：
- 到底具體要採取什麼行動？
- 有沒有要對誰去做？
- 具體要完成的成果是什麼？
- 有沒有限制什麼時候前完成？
所以當會議結束時，老闆交代任務完成後，我會檢查有沒有提到這四個關鍵字：「行動、對誰、成果、時地」，如果沒有，就立即提問。
或是針對這四個關鍵字去做進一步確認，像是要製作一份統計報告，「製作」是一個有點籠統的行動，不夠具體，所以我可能會進一步追問，是要「設計」圖表？還是「歸納」表格？或是「設定」統計公式？這樣一來，這四個關鍵字不僅幫我快速紀錄重點，還幫我找出遺漏的行動關鍵，於是這個任務變得更加知道怎麼去完成。
跟大家分享我自己筆記任務時的這 4 個關鍵字法則，試試看是否能幫助我們：
- 快速記錄：花更少時間、寫更少字，來得及筆記，並且有重點。
- 明確可行：不能太簡單卻沒重點、不能事後看不懂要做什麼，甚至主動抓出討論時遺漏的行動關鍵。
如果你還有什麼「工作愈忙」時，會遭遇問題，歡迎提出來，讓我們一起思考，找出可解決的辦法。
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