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常聽到不少朋友提到這樣的經驗：「被交辦一個簡報任務，接著準備了好些日子，甚至還要熬夜早起準備。終於到了報告的那天，上台時卻講得零零落落，講完後還被主管說：這不是我要的，你幹嘛準備這個？」每次聽到這個情景，都覺得蠻替朋友難過的。明明這麼認真準備，為什麼就是沒有打中對方要的點呢？

簡報的盲點就在於，我們常常覺得簡報有一個（我們心中自個想的）模樣，於是就會努力往「那個模樣」去準備，卻沒有去細想「我究竟為了什麼而簡報」。於是，我常常看到很多人在報告中呈現很多資訊圖表、詳細的資料與引用，但卻被聽眾認為非常無聊，甚至不知所云。

最重要的我們要去思考：我要達到什麼目標？對方聽完我的簡報後要做什麼？這就是簡報的第一個心法—以終為始，如果簡報中沒有一個明確的目標，那就是一場失敗的簡報。因此，當有一項任務被交辦，就表示著對方的某個需求要被滿足，此時要從：我、你、它三個角度來思考：

• 我：自身目標

• 你：溝通對象

• 它：溝通方式

但是當我們準備簡報的時候，多半只考量了自身目標和溝通方式，而忽略了對方真正的需求。簡報不只是資料內容的呈現，而是滿足彼此需求的橋樑。回到職場上，我們可以這麼來思考，當接收到主管交付的任務時，首先須釐清主管的目的需求。假設主管是要拿到整理好的資料讓他與上級報告，那麼簡報的內容就需要讓主管立即可用（文字和數據完整呈現在簡報中）。因此整份簡報的重點不在於過度精美或自己報告的表現，而是主管是否能拿這份簡報去呈報。

照顧到我、你和它三方的需求後，接著便要依據不同的情境設定明確的簡報目標，其中職場上常見的有以下幾種情境：銷售募資、報告說明、演說溝通及教育訓練。

針對這幾種情境，有幾種相對應的解法：

• 銷售募資：

目的：讓對方購買

作法：瞭解對方的痛點和夢，提供解決方案

• 報告說明：

目的：讓對方通過

作法：提供分析與結論，讓對方能立即運用的方法

• 演說溝通：

目的：讓對方覺得你說得好

作法：帶起大家的情緒給大家一些故事，改變它某個環節的認知

• 教育訓練：

目的：讓對方理解

作法：引發聽眾動機和給予技巧，改變對方的做法

目標確認就是為了解決受眾不同的問題，目標同樣也是所有簡報的首要環節，先知道彼此要什麼，才開始設計。而在簡報的結尾留下後續行動會有更好的，每一個簡報最重要的都不只是過程，更重要的是你在對方心中留下什麼，又讓他發起什麼行動。

最後，和大家分享：「簡報的目標並不是 Me，而是 We。最好的溝通策略是彼此互利。」往後在簡報前，試著從最終目標回推，以終為始的去思考簡報整體的架構，建立起與聽眾間的連結。

本文部份文字節錄自《忘形流簡報思考術》

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

台北 101 總經理 張振亞：確認聽眾，設定目的，最後產生關聯性

BFA簡報授權轉載