SmartM 人才培訓網

有讀者說，自己英文不好，寫會議記錄常不知如何下筆、抓不到重點、卡卡的。寫英文會議記錄的關鍵在，找到一個對的"format"（格式），把內容填進去。熟悉以下的字彙和格式，開會後半小時內，就能有條不紊地整理寫出會議紀錄。

會議記錄英文叫做meeting minutes/minutes of meeting，很多老外直接用minutes，當老外說"Can you take minutes?" 意思是請你做會議記錄。做會議記錄還可以用keep minutes。

會議開始之前，多半會先檢視上一次會議，這時候你可以說：To begin, let’s quickly go over the minutes from our last meeting.（開始前，我們先檢查上次的會議記錄。）

會議記錄須注意下列幾點：

1、discussion/topics：記錄會上討論的事項與主題

2、resolution：決議。注意，通過的決議固定說法是resolution，這個字和「決心」有關，不要用conclusion或decision。

3、actions by whom：列出誰應該負責哪一件事。

4、bullet points：點列式記錄，內容需簡潔而清楚，不必寫完整的句子。

在一篇簡要的制式英文會議記錄中，內容順序及格式包括如下：

1、Date：（開會）日期

2、scheduled starting time：預計開始時間

3、actual starting time：實際開始時間

4、meeting end time：會議結束時間

5、place：地點

6、minutes taker：會議紀錄，用note taker也可以，而不是recorder，recorder是錄音機或錄音師。

7、present：出席者，或是用members in attendance、attendee也可以。

8、apologies：無法出席或者請假者。也可以說Absent with apologies或用regrets，但不要說"take leave"（請假）。

9、discussion/ topics：討論主題。此項目視會議情況也可用announcements報告事項。

CEO recommends: The organization stays where in the current location over the winter if not being able to find new facility by the end of this month.（執行長建議：月底前找不到新設施，本季繼續待在公司原址。）

Staff report by the end of this week and prepare for the next press conference on 9/11.（員工需在週五前繳交報告。準備9/11的記者會。）

*會議記錄內容並不需用完整英文句子，以簡明扼要為主。

After discussion, members agreed.（討論後，全體出席者同意。）

10、resolution：（針對上述討論主題）通過的決議。

11、date of next meeting：下次會議日。

12、approval of previous meeting minutes：確認上次會議記錄。

延伸閱讀：英文email還在用“Dear”開頭？用“Hi”才是專業

原文出處：世界公民文化中心

嚴禁抄襲，若欲轉載，敬請註明出處「SmartLinkin商務社群網」並附上原文連結。

歡迎各大媒體交換文章連結。

圖片來源：主圖、縮圖-Jeremy Keith（CC Licensed）

加入「SmartLinkin商務社群網」粉絲團，更多商務訊息等你關注。