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常常覺得時間不夠用嗎？辦公桌上的文件永遠處理不完，信箱裡躺著一堆等待回覆的email，便條紙上還有數不清的代辦事項。為什麼同樣一天24小時，有些人可以把事情處理的井井有條，還有閒情逸致培養興趣、陪家人、運動？

論忙碌，有誰會比前Apple執行長賈伯斯、維珍集團創辦人理查．布蘭森、前美國總統艾森豪忙呢？每個人一天都擁有1440分鐘可以運用，儘管是事業成功的知名人士也是如此，這些忙碌的成功人士，究竟有何運用時間的秘訣可供借鏡？人力訓練公司The Learning Factor共同創辦人Chris Gaborit，在《Fast Company》雜誌網站整理了名人時間管理的秘訣：

1.適當授權

作為一個優秀的主管，不會把任何任務都往自己身上攬，而是適度的將權力下放，把工作交辦給適合的下屬，或委託同事處理。業務範圍橫跨旅遊、航空、娛樂的跨國企業維珍集團（Virgin Group）創辦人理查．布蘭森回憶：「在我年輕的時候，就知曉將工作授權、委任給他人的重要性。」主管的工作是集結下屬、合作夥伴的力量，帶領大家在有限的時間內完成任務，而非捲起袖子、跳進場內完成所有的事。也就是說，主管應把主要時間花在分配任務、不同執行者之間的協調、重大決策上。

2.面對面溝通，增進效率

身為大型跨國企業的創辦人，布蘭森每天都有數不完的信件要回覆，他如何迅速有效率地處理信件？「我會依照情況判斷信件中提到的事情，適合以信件解決還是面對面溝通較恰當。短短幾秒的判斷可以為彼此省下不少時間。」他解釋，有些文字無法有效處理的情況，打一通電話、親自到負責人的辦公桌前面對面溝通，比窩在電腦前苦苦思索、字斟句酌地考慮如何回覆有效率，也能達到工作時間管理的目的。

3.拒絕的藝術

蘋果傳奇CEO賈伯斯相信：「創新就是對1000件事情說不。」（Innovation is saying no to 1,000 things.）賈伯斯以化繁為簡的能力著稱，1997年當他回歸蘋果時，他將原先300種產品削減到10種，這項決策將蘋果從破產邊緣救回。

同樣的邏輯也適用於時間管理。在精力有限的情況下，想一次完成許多任務勢必要耗費更多時間，而在時間也有限的情形下，攬下太多事只會擠壓到執行其他任務的時間，甚至損壞其他任務產出的品質。因此，適時地拒絕新任務也是時間管理的藝術。

4.評估任務的輕重緩急

前美國總統艾森豪曾說：「大部分緊急的事情其實不重要，而大部分重要的事不緊急。」艾森豪過去曾任美國第34屆總統，是二戰期間帶領軍事作戰的五星上將，他帶領同盟軍成功回攻德國與法國，戰後更成為第一位北大西洋公約組織（NATO）最高指揮官。

許多人都運用艾森豪的方法做時間管理，這個方法是以重要、不重要以及緊急、不緊急將所有亟待處理的任務區分到四個象限。緊急是指必須立即處理，重要則指對人生目的而言有很大的影響。依照任務的輕重緩急決定執行的順序，並安排每個任務需花費的適當時間，避免每天為了追工作deadline而緊張兮兮。

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原文出處：Fast Company

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圖片來源：主圖、縮圖-Jarle Naustvik（CC Licensed）

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