知名社群網站LinkedIn最近做了一項研究，其調查結果發現，大多數的人們都無法輕易完成工作上急迫要完成的事情，因為我們不擅長按照計畫去執行應該做的事。事實上，大約有90%的專業人士也都表示無法順利完成預定的工作進度，每天都要追著乏味的待辦清單跑。
一、待辦事項記在同一本行事曆
當大多數的人遇到待辦事項太多時，通常會無法決定現在要優先處理哪件事。這種狀況通常是因為遇到臨時的工作時，多數人會隨手拿張小紙條做紀錄，卻沒有固定的記事本來統整所有待辦事項。但這樣的做法會導致公事和私事混雜在一起，也無法知道在時間有限的情況下要優先處理哪件事。
因此，建議找一本有時間的行事曆，依照事情的輕重緩急來記錄待辦事項，可以善用不同顏色的筆來做醒目提醒，或是下載相關APP，內建的基本功能都足以應付大部分商務人士的需求。而有日期和詳細時間的好處在於可以分配每天的工作量，並學習評估自己的工作能力和所需要的時間。此外，記得要留彈性時間以備不時之需，萬一客戶有緊急需求或是臨時重要會議要開，都還有能力面對這些挑戰，並順利的完成後續工作。
二、用「1-3-5法則」安排每日工作
因為在記錄待辦事項時都已經先用顏色初步分類，接下來該做的就是審查事情重要程度，把隔天要做的事情做細項整理。這時候可以使用1-3-5法則來安排每天進度，也就是每天可以做一件重要的大事，三件普通的工作以及五件瑣碎的小事。如果工作性質是很容易有突發事情，則可以保留一個普通事項和兩到三的瑣碎事項的空間，依照個人需求做彈性安排。
也許有些人會認為說，每天該做的事情那麼多，不可能濃縮成這樣的安排。但事實上，每天的時間都是有限的，若是不能學會安排工作進度，反而會因為太過疲勞使工作沒有效率。如果工作量真的太多，那或許該跟主管討論自己的工作分量是否可以稍做調整，或是多派幾位同事來共同合作，這些都比一個人獨自做超出負荷量的工作還來得有效率。
三、中午休息前完成一件重要的事
如果把繁複的工作通通都堆到下午才處理，除了精神力和集中度會下降之外，面對死線的追趕，將會是工作上非常巨大的壓力。因此建議，在上述1-3-5法則中所列出的事項，在每天中午休息前都要至少完成一件列在1或3的待辦事項。若可以先完成幾項重要的事情，不僅可以提振工作信心，也能降低工作壓力，使下午的進度更加順利完成。
四、減少會議的次數和時間
最後，儘管參考了以上建議，發現仍然無法順利完成行事曆安排好的工作時，可以試著想想看是否參加了太多不必要的會議，或是會議時間太過冗長導致拖延到之後的工作進度。經濟學家John Kenneth Galbraith曾說過：「開會是當你不想做任何事情時才會做的事。」根據調查結果，大多數的人都認為會議有一半以上的時間都在討論無關緊要的事，非常佔據工作時間。
因此，要控制好每週開會的時間和次數，在開會之前先確認好這些事情能不能用e-mail或是即時訊息溝通，並在會前規劃好討論重點，使開會能有效率地進行。
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